Com o avanço tecnológico, vimos que as fiscalizações ficam mais intensas, haja vista o cruzamento das informações das obrigações acessórias, que cada dia mais se tornam volumosas, com o intuito mesmo de conciliar os dados informados ao fisco. E isso, ocorre em todas as esferas do poder, ou seja, a nível municipal, estadual e federal. Por isso, é preciso estar preparado para atender o Fiscal, bem como disponibilizar toda documentação exigida por ele a tempo e a modo para evitar quaisquer prejuízos advindos de multa ou lavratura de auto de infração.

Para tanto, é preciso ter uma equipe coesa, principalmente, os integrantes da área contábil, pois são os principais responsáveis pelos lançamentos contábeis e cumprimento das obrigações principais e acessórias. E em vista disso, o presente artigo se propõe a auxiliar e minimizar os efeitos de uma fiscalização, extraindo desta os melhores resultados.

Inicialmente, vamos tecnicamente diferenciar o que vem a ser o Compliance, a Auditoria Tributária, fiscal ou contábil e a Governança Tributária.

1.  Compliance: é estar em conformidade com os regulamentos, diretrizes e com as leis. É cumprir com as obrigações legais.  Ex: Entrega de obrigações acessórias, exemplo, ECF, ECD, entre outras.
2. Auditoria tributária, fiscal ou contábil: tem o papel de inspecionar as informações, atividades, rotinas e sistemas fiscais do negócio, a fim de verificar se está de acordo com a legislação tributária vigente.
3. Governança tributária: consiste em um conjunto de processos, com a finalidade de atualizar e controlar os processos tributários da empresa. São procedimentos inerentes a gestão da empresa, que têm por escopo o controle e a atualização de todo o processo de tributação da empresa.

Com isso é possível concluir que essas três ferramentas andam lado a lado. Arriscamos a dizer que a Governança tributária acaba por englobar o compliance e a auditoria tributária, fiscal ou contábil, haja vista que a Governança tributária, como salientado são processos, nos quais estão inseridos o compliance e a auditoria tributária, fiscal ou contábil. 

Desse modo, para que uma Governança Tributária seja eficaz tem que se fazer uma análise completa de todos os departamentos com o intuito de coordenar, controlar e revisar todos os procedimentos tributários da empresa. Nesse quesito é imprescindível a atuação da auditoria tributária, fiscal ou contábil.

Bem, a Governança tributária por se um conjunto de processos:

• Melhora a performance financeira e a reputação empresarial;
• Melhora a confiança da entidade perante o mercado;
• Reduz o risco tributário advindo de interpretações distintas entre fisco e contribuinte;
• Auxilia a tomada de decisões por parte do administradores e executivos da empresa;
• Evitar que a empresa seja responsável ou seja prejudicada por crises financeiras e econômicas que advêm da falta de boas práticas de governança corporativa/empresarial e tributária.
• Faz com que a entidade esteja em conformidade com as normas de ordem pública vigentes.
• Amplia a margem de lucro da entidade com a redução de despesas tributárias.

Ante ao exposto, a JCM Consultores, com expertise em consultoria tributária e fiscal, em elaboração de diagnóstico fiscais e em revisões fiscais, entende ser imprescindível a produção de provas já no procedimento fiscal. Isso porque, com base nas provas apresentadas, com idoneidade e lisura, a fiscalização poderá deixar de lavrar auto de infração. Vimos que o grande pecado do contribuinte é receber a fiscalização de forma negativa, como se estivesse em guerra com o fiscal, quando na verdade uma documentação coesa poderia evitar vários dessabores. 

Assim com base em nossa experiência de mais de 20 anos no mercado, apresentamos a seguir dicas para estruturação e implantação da Governança Tributária:

1. Criação do comitê de Governança Tributária e eleição de seus membros

O objetivo é buscar eficiência tributária e lucratividade empresarial. O comitê estará atuando em conjunto com os demais departamentos das empresas, instruído pelas boas práticas de governança tributária para definir as estratégias e implementar as políticas de governança tributária.

A escolha do presidente será realizada pelos sócios que deve eleger uma pessoa que possua alta especialização tributária, líder nato e organizado. Assim, como os demais membros que vão estar compondo o Comitê que deverão trabalhar com ética e profissionalismo.

2. Definição das políticas específicas do CGT e redação do manual

Nesta etapa os procedimentos adotados devem ser transcritos para o manual, reforçando tudo que for criado a fim de regulamentação como por exemplo a criação de estatutos, manuais, regulamentos, as políticas especificas do Comitê devem ser devem ser aprovadas pelo Conselho de Sócios e Conselho Fiscal.

3. Due Diligence e Compliance

Nesse terceiro passo é necessário realizar um levantamento de todas as informações recebidas da empresa e realizar um diagnóstico minucioso para saber como que a empresa lida com suas obrigações tributárias, com suas estratégias e tomadas de decisões. Além disso, esses dados favorecem a escolha do melhor regime tributário para a entidade e acompanhamento das atualizações legislativas que proporcionam novas ou melhores oportunidade para a entidade.

Desse modo é realizado uma análise de todo acervo da empresa, no que tange à parte fiscal e contábil, afim de mensurar os problemas e apresentar soluções.

4.Monitoramento periódico e definições de estratégias

O monitoramento periódico deve ser constante, todas as novas estratégias, novas mudanças, novas decisões a serem tomadas devem estar na pauta de cada reunião e tudo que for deliberado deve ser submetido para aprovação pelo Conselho de Sócios/Administração e ao Conselho Fiscal.

5. Apresentação de resultados

O quinto e último passo para a estruturação do Comitê é a apresentação periódica dos resultados ao Conselho Fiscal e, por fim, ao Conselho de Sócios.

Conclui-se, em vista dos argumentos apresentados que a Governança Tributária é uma oportunidade para quem deseja combater a alta carga tributária no Brasil. Veja que com as boas práticas de coordenação, controle e revisão teremos a transparência das operações para os investidores, bem como para o fisco.

A seguir, sugerimos, algumas práticas no acompanhamento da fiscalização:

1. CORDIALIDADE: atender com cordialidade o fiscal, pois isto consolida a boa e a má fiscalização. Ressaltando que ninguém pode se opor a ela, tendo, desse modo, o dever de facilitá-la, conforme preceituam os artigos 195 e 196 do Código Tributário Nacional – CTN, que dispõe, respectivamente, que o fiscal pode examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais sem quaisquer limitações, à fiscalização, tem-se que dar amplo acesso aos registros contábeis.  E o  Artigo 196 do CTN prevê que o início do procedimento fiscal será documentado, constando o início e o prazo máximo para conclusão deste.

• PRORROGAÇÃO DE PRAZOS:
• Deve ser fundamentada e registrada (escrita ou por e-mail) e protocolizada;
• Prorrogações constantes e sem justificativa podem trazer prejuízos;
• Ter a formalização do deferimento por escrito.

• QUALIDADE E CLAREZA NO ATENDIMENTO À FISCALIZAÇÃO
  • Clareza das informações prestadas;
  • Controle das informações e dos documentos apresentados, caso necessário realizar defesa posteriormente, seja na via administrativa ou judicial;
  • Formalização do atendimento à fiscalização (protocolo, registro);
  • Apresentação de documentos e informações com as devidas autorizações internas;
  • Dúvidas recorra a uma consultoria tributária e fiscal.
    

Ponto de atenção!!! 

Tomar cuidado com as informações enviadas ou solicitadas por e-mail, pois sem pretender pode responder a uma intimação, por via eletrônica, mesmo que não tenha feito a opção por domicílio fiscal, já que muitas legislações vêm mudando quanto ao envio de notificações via correio eletrônico, principalmente quando os contadores informam seu e-mail no cadastro.

O não atendimento à fiscalização no prazo ou com deficiência/incompletude pode levar à imposição de multas por embaraço. Além de poder gerar prejuízos relativos ao andamento e conclusões a serem apresentadas pela fiscalização em eventual lavratura de auto de infração.

O procedimento de fiscalização será extinto pelo encerramento da fiscalização com ciência do sujeito passivo, a qual poderá implicar:

• Lavratura do termo de conclusão de fiscalização, constando ausência de infrações; ou 
  • Lavratura de auto de infração, com imposição de multa e concessão de prazo para apresentar defesa.

Por fim, ressalta-se que mesmo após a lavratura do auto de infração, no momento da defesa, o autuado poderá apresentar novas provas. Isso inclusive, geralmente, é aceito até mesmo no andamento do processo administrativo, apenas, deve se atentar quanto a justificativa de sua apresentação a “destempo”.

Essas foram apenas algumas dicas para auxiliá-los no momento tão delicado para uma empresa, o momento da “tão temida fiscalização”. 

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